Accountbeheer voor al je klanten, geregeld vanuit hun HR-systeem

Je kent het ritme. Een klant mailt dat er maandag iemand begint. Op je servicedesk maakt iemand een account aan, zoekt uit in welke groepen een collega met dezelfde functie zit, wijst een licentie toe en stuurt de inloggegevens door. Bij een uitdienst gaat het net zo, alleen hoor je het vaak later, en soms helemaal niet.

Dat werk komt steeds terug, is versnipperd en is bij elke klant net anders. Het past slecht in een vast bedrag per maand, en losse tickets factureren levert vooral discussie op. Intussen groeit het risico dat je het minst ziet: accounts van mensen die al weg zijn, rechten die zich opstapelen bij wie van functie wisselt, licenties die doorlopen voor niemand.

Ondertussen stellen je klanten andere vragen dan een paar jaar geleden. Wie heeft er toegang tot wat, en waarom? Organisaties die onder de Cyberbeveiligingswet vallen moeten dat kunnen laten zien, en die vraag komt bij hun IT-partner terecht.

Joinly draait de volgorde om. Je klant legt een nieuwe medewerker vast in AFAS, Nmbrs, Visma, Loket of een van de andere HR-systemen, en dat is het signaal. Joinly maakt het account aan in Microsoft Entra ID of Active Directory, zet de medewerker in de juiste groepen en Teams, wijst de licentie toe en verstuurt de welkomstmail. Alles staat klaar vóór de eerste werkdag, zonder ticket.

Verandert iemands functie, dan verschuift de toegang mee: wat bij de nieuwe rol hoort komt erbij, wat bij de oude hoorde gaat eraf. Gaat iemand uit dienst, dan gaan op de laatste dag het account, de sessies en de licentie dicht en wordt de mailbox afgehandeld. Hoe dat per klant gaat, leg je één keer vast in rollen en workflows.

Je servicedesk hoeft het ritme van je klanten daarmee niet meer bij te houden. Je richt het per klant één keer in en ziet daarna wat er gebeurt, en waarom.

Als MSP werk je in veel omgevingen tegelijk. In Joinly heeft elke klant een eigen omgeving, met eigen koppelingen, eigen inloggegevens voor die koppelingen, eigen rollen en een eigen auditlog. Wat bij de ene klant gebeurt, ziet of raakt de andere niet.

Jij wisselt vanuit één inlog tussen je klanten, met per klant een overzicht van wat er loopt. Je klant kan ook zelf meekijken, elk met een eigen zicht: HR ziet de personeelsgegevens, IT de techniek en een manager zijn eigen team.

Wat je al hebt voor tenantbeheer blijft gewoon staan. Microsoft 365 Lighthouse en GDAP regelen jouw toegang tot de tenants van je klanten en hun beveiligingsinstellingen. Joinly regelt wie er binnen die tenant een account hoort te hebben, en met welke toegang.

De eerste klant richt je zorgvuldig in: de naamgeving, wanneer een account dichtgaat, welke groepen bij welke functie horen, wat er in de welkomstmail staat en welk ticket er in je servicedesk komt. Dat wordt je standaard. Elke volgende klant begint daarmee, en je past aan wat bij die klant anders is.

Dat elke klant een ander HR-systeem heeft, is geen bezwaar. Joinly heeft 78 kant-en-klare HR-koppelingen en een generieke koppeling voor elk systeem met een API of een betrouwbare export. Een klant met twee HR-systemen, of met een aparte bron voor inhuur, kan ook.

Voordat er iets verandert in de omgeving van je klant, draai je een proefimport. Je ziet vooraf welke accounts er zouden worden aangemaakt, gewijzigd of geblokkeerd, en je kunt dat als Excel-bestand met je klant doornemen. Een drempelwaarde houdt een import tegen die ineens veel meer wijzigt dan je verwacht. Heeft een klant nog een Active Directory op locatie, dan draait daar de Joinly Agent, met alleen uitgaand verkeer.

Elke wijziging die Joinly doorvoert komt in het auditlog van die klant: wie, wat, wanneer en waarom, en of het uit HR kwam, uit een workflow, van een beheerder of via de API. Met de toegangsevaluatie zet je naast elkaar welke toegang iemand heeft en welke toegang bij zijn functie hoort, en zie je waar die twee uit elkaar lopen.

Precies dat gaan klanten die onder de Cyberbeveiligingswet vallen aan hun leveranciers vragen. De NIS2-richtlijn noemt managed service providers bij naam en vraagt van organisaties dat ze hun toeleveringsketen en hun toegangsbeleid op orde hebben. Met een rapport per klant geef je dat antwoord, zonder het per klant bij elkaar te zoeken.

Voor je eigen leveranciersdossier: Joinly is ISO 27001-gecertificeerd en de gegevens van je klanten staan in Amsterdam, binnen de EU. Wat een securityreviewer verder wil weten, staat in het trust center.

Wat nu uren zijn die je lastig doorberekent, wordt een vaste dienst met een voorspelbare prijs. Joinly rekent per actieve identiteit per klant, en uitgestroomde accounts tellen niet mee. Zo weet je per klant waar je aan toe bent, en groeit je dienst mee met het aantal medewerkers van je klant.

Per klant zet je aan wat die klant nodig heeft. Een klant kan beginnen met de levenscyclus uit HR en later doorgroeien naar rollen, functiescheiding en toegangsverzoeken. Upgraden kan per klant, op elk moment, en de inrichting blijft staan.

Hangt je dienstverlening aan je eigen portaal of PSA, dan werk je met de API. Die werkt met sleutels per klant, en per sleutel bepaal je wat die mag. Elke wijziging via de API staat in het auditlog, met de naam van de sleutel erbij.