Offboarding
Offboarding-checklist voor IT: alles dicht op de laatste werkdag
Bij een vertrek draait het voor IT om één vraag: kan deze persoon na zijn laatste dag nog ergens bij? Deze checklist loopt de stappen langs die daarvoor nodig zijn, en laat per stap zien wat Joinly doet zodra de einddatum in HR staat.
Het korte antwoord
Een IT-offboardingchecklist bevat de stappen die ervoor zorgen dat een vertrekkende medewerker nergens meer bij kan: aanmelden blokkeren, sessies intrekken, groepen en rechten weghalen, de licentie vrijgeven, de mailbox afhandelen, apparaten innemen en vastleggen wat er is gebeurd. Met Joinly start de einddatum in HR die stappen op de laatste werkdag, en komt elke stap in het auditlog.
Waarom offboarding het moment is waarop het misgaat
Bij een indiensttreding staat er iemand te wachten die wil beginnen, dus komt het ticket vanzelf. Bij een vertrek heeft niemand haast behalve IT. Het bericht komt laat, soms pas als de laptop al op het bureau van de manager ligt, en soms helemaal niet.
Elke stap die dan wordt overgeslagen, blijft openstaan: een account dat nog werkt, een telefoon die nog is ingelogd, een licentie die doorloopt. Bij een audit of een incident is dat het eerste waar naar gevraagd wordt.
De einddatum in HR als startsein
Met Joinly hoeft niemand eraan te denken. Staat de einddatum in HR, dan draait de offboarding op de laatste werkdag: het account wordt geblokkeerd, actieve sessies worden ingetrokken, lidmaatschappen van groepen, Teams en SharePoint gaan eraf en de licentie komt vrij voor de volgende medewerker.
Wat een mens moet doen, zoals een laptop innemen, komt als taak in de servicedesk terecht, in TOPdesk of Freshservice. Welke stappen er bij welke klant horen, leg je per klant vast in de workflow.
Wat er met de mailbox en de agenda gebeurt
De correspondentie van een vertrekkende collega moet vaak blijven, alleen de toegang niet. De workflow zet de mailbox om naar een gedeelde mailbox voor de manager, zet een afwezigheidsbericht met een verwijzing naar wie het overneemt en maakt de agenda leeg, zodat er geen vergaderingen blijven staan met iemand die er niet meer is.
Als het niet kan wachten
Soms moet een account meteen dicht, zonder te wachten op een einddatum. Dan blokkeer je het in Joinly direct: account uit, sessies ingetrokken, met de reden erbij in het auditlog.
De checklist
De IT-stappen bij een vertrek, waarom ze ertoe doen en wat Joinly ermee doet.
Stap
Waarom
Met Joinly
- Aanmelden blokkeren
- Waarom: Het account mag na de laatste dag niet meer werken
- Met Joinly: Op de einddatum uit HR
- Sessies intrekken
- Waarom: Een telefoon of laptop kan nog ingelogd zijn
- Met Joinly: Tegelijk met het blokkeren
- Groepen, Teams en SharePoint
- Waarom: De toegang tot gedeelde gegevens stopt
- Met Joinly: Lidmaatschappen gaan eraf
- Licentie vrijgeven
- Waarom: Een licentie voor iemand die weg is, kost geld
- Met Joinly: Komt vrij voor de volgende medewerker
- Mailbox
- Waarom: De correspondentie blijft, de toegang niet
- Met Joinly: Omzetten naar een gedeelde mailbox voor de manager
- Afwezigheidsbericht en agenda
- Waarom: Afzenders weten bij wie ze terechtkunnen
- Met Joinly: Afwezigheidsbericht met verwijzing, agenda leeg
- Apparaten innemen
- Waarom: Laptop en telefoon komen terug
- Met Joinly: Een taak in TOPdesk of Freshservice
- Applicaties buiten Microsoft
- Waarom: Ook daar moet het account weg
- Met Joinly: Via de koppeling of als taak in de workflow
- Vastleggen
- Waarom: Bewijs voor je klant, een audit of NIS2
- Met Joinly: Elke stap in het auditlog
Offboarding
Veelgestelde vragen
Wat moet IT doen als een medewerker vertrekt?
Aanmelden blokkeren, sessies intrekken, groepen en rechten weghalen, de licentie vrijgeven, de mailbox en agenda afhandelen, apparaten innemen en vastleggen wat er is gebeurd. Met Joinly gebeurt dat op de einddatum uit HR.
Wanneer moet een account dicht?
Op de laatste werkdag. Joinly volgt daarvoor de einddatum die in HR staat, zodat het account niet eerder en niet later dichtgaat dan afgesproken.
Moet je een account verwijderen of blokkeren?
Meestal eerst blokkeren en later verwijderen, zodat je de mailbox en bestanden nog kunt overdragen. In de workflow leg je per klant vast wat er wanneer gebeurt.
Wat gebeurt er met de mailbox van een vertrokken medewerker?
Dat bepaal je per klant. De workflow kan de mailbox omzetten naar een gedeelde mailbox voor de manager, een afwezigheidsbericht zetten en de agenda leegmaken.
Kan een account ook direct dicht?
Ja. Je blokkeert het account in Joinly meteen, trekt de sessies in en legt de reden vast in het auditlog.
Hoe laat ik zien dat een offboarding goed is gegaan?
Met het auditlog van die klant. Daar staat per stap wat er is gebeurd, wanneer, en dat het uit HR kwam.
Verder lezen
- Joinly voor MSP'sVoor een MSP is elke in- en uitdienst bij een klant een ticket, een checklist en werk dat je lastig doorberekent. Joinly neemt die wijzigingen over uit het HR-systeem van je klant en regelt accounts, groepen, licenties en toegang automatisch. Voor al je klanten, vanuit één inlog, en elke klant in een eigen omgeving.
- Onboarding-checklist voor ITEen nieuwe medewerker merkt op de eerste ochtend of IT op tijd was. Deze checklist loopt de stappen langs die daarvoor nodig zijn, en laat per stap zien wat Joinly doet zodra de medewerker in HR staat.
- Onboarding en offboardingEen onboardingchecklist per klant en een offboardingticket dat te laat binnenkomt: voor de meeste MSP's is dat het werk dat het vaakst terugkomt. Met Joinly begint het zodra je klant een medewerker in HR vastlegt, en loopt het de hele levenscyclus mee.
- Verouderde accounts opruimenIn bijna elke omgeving staan accounts die er niet meer horen: van mensen die al lang weg zijn, van een test die nooit is afgerond, van een koppeling waar niemand meer van weet. Zolang ze er staan, zijn ze een ingang. Zo vind je ze, en zo zorg je dat ze niet terugkomen.
Accountbeheer voor je klanten als vaste dienst?
In een kennismaking lopen we door hoe Joinly bij jouw klanten zou werken: welke HR-systemen, welke omgevingen en waar je wilt beginnen. De afspraken die bij een partnerschap horen maken we in hetzelfde gesprek.
Plan een kennismaking