Licentiebeheer
Microsoft 365-licenties die bij al je klanten de HR-status volgen
Licenties zijn het deel van accountbeheer dat je klant op de factuur terugziet. Een licentie die doorloopt voor iemand die al maanden weg is, of een zware licentie voor een functie die een lichte nodig heeft, valt vroeg of laat op. Met Joinly hoort de licentie bij de rol en volgt hij wat er in HR gebeurt.
Het korte antwoord
Microsoft 365-licentiebeheer betekent dat elke medewerker de licentie heeft die bij zijn werk hoort, en dat licenties vrijkomen zodra iemand vertrekt. Met Joinly koppel je de licentie aan een rol op basis van functie, afdeling of locatie. Komt iemand in dienst, dan krijgt hij de licentie van zijn rol; wisselt hij van functie, dan verandert die mee; vertrekt hij, dan komt de licentie vrij. Per klant zie je in één overzicht welke licenties in gebruik zijn.
Licenties die blijven doorlopen
Een licentie toewijzen gaat snel, en daarom gaat het ook vaak even zo. Bij een vertrek blijft hij staan omdat het account nog niet weg is. Bij een functiewijziging krijgt iemand er een licentie bij, en de oude blijft. Na een paar jaar klopt het aantal licenties bij je klant niet meer met het aantal mensen dat er werkt.
De licentie hoort bij de rol
In Joinly is een licentie een toegangsitem, net als een groep of een Teams-kanaal. Je koppelt hem aan een rol: de baliemedewerker krijgt een andere licentie dan de controller. Komt iemand in dienst, dan krijgt hij de licentie van zijn rol. Wisselt hij van functie, dan verandert de licentie mee. Vertrekt hij, dan komt de licentie vrij voor de volgende.
Welke licenties bij welke rollen horen, spreek je per klant af. Je standaard is het begin, en je past aan wat bij die klant anders is.
Een rekening die klopt
Per klant zie je in één overzicht welke licenties in gebruik zijn en bij wie. Dat maakt het gesprek met je klant over zijn Microsoft-rekening een stuk eenvoudiger: de licenties volgen de mensen die er werken, en je kunt laten zien waarom.
Licentiebeheer
Veelgestelde vragen
Hoe koppel je Microsoft 365-licenties aan functies?
Door de licentie aan een rol te koppelen. In Joinly is een rol gebaseerd op functie, afdeling of locatie uit HR, en krijgt iedereen met die rol de licentie die erbij hoort.
Wat gebeurt er met de licentie als iemand vertrekt?
Op de laatste werkdag komt de licentie vrij, tegelijk met het blokkeren van het account. Hij is dan beschikbaar voor de volgende medewerker.
Wat gebeurt er met de licentie bij een functiewijziging?
Die verandert mee met de rol. Hoort bij de nieuwe functie een andere licentie, dan krijgt de medewerker die, en gaat de oude eraf.
Kan ik per klant zien welke licenties in gebruik zijn?
Ja. Per klant zie je in één overzicht welke licenties in gebruik zijn en bij wie.
- Joinly voor MSP'sVoor een MSP is elke in- en uitdienst bij een klant een ticket, een checklist en werk dat je lastig doorberekent. Joinly neemt die wijzigingen over uit het HR-systeem van je klant en regelt accounts, groepen, licenties en toegang automatisch. Voor al je klanten, vanuit één inlog, en elke klant in een eigen omgeving.
- Offboarding-checklist voor ITBij een vertrek draait het voor IT om één vraag: kan deze persoon na zijn laatste dag nog ergens bij? Deze checklist loopt de stappen langs die daarvoor nodig zijn, en laat per stap zien wat Joinly doet zodra de einddatum in HR staat.
- Autorisatiematrix per klantBijna elke organisatie heeft ergens een autorisatiematrix: een spreadsheet met functies in de rijen en systemen in de kolommen. En bijna overal loopt die achter op wat er echt is ingesteld. Met Joinly wordt de matrix de plek waar toegang vandaan komt, en loopt hij dus nooit meer achter.
- Verouderde accounts opruimenIn bijna elke omgeving staan accounts die er niet meer horen: van mensen die al lang weg zijn, van een test die nooit is afgerond, van een koppeling waar niemand meer van weet. Zolang ze er staan, zijn ze een ingang. Zo vind je ze, en zo zorg je dat ze niet terugkomen.
Accountbeheer voor je klanten als vaste dienst?
In een kennismaking lopen we door hoe Joinly bij jouw klanten zou werken: welke HR-systemen, welke omgevingen en waar je wilt beginnen. De afspraken die bij een partnerschap horen maken we in hetzelfde gesprek.
Plan een kennismaking