Onboarding en offboarding bij al je klanten, automatisch vanuit HR

Elke MSP heeft een onboardingchecklist, en bij elke klant ziet die er net anders uit. De checklist zelf is het probleem niet. Het probleem is dat hij pas begint als iemand bij je klant eraan denkt om een ticket in te schieten, met de juiste functie, afdeling en startdatum erbij.

Bij offboarding weegt dat het zwaarst. Een account dat blijft openstaan na vertrek is het risico dat bij een audit of een incident als eerste boven komt. En het middelste deel van de levenscyclus, de functiewijziging, komt meestal helemaal niet als ticket binnen. Daar stapelen rechten zich stilletjes op.

Met Joinly is de registratie in HR het startsein. Zodra je klant een nieuwe medewerker vastlegt, maakt Joinly het account aan volgens de naamgeving van die klant, zet de medewerker in de groepen en Teams die bij zijn functie horen, wijst de licentie toe en verstuurt de welkomstmail, desgewenst uit de eigen mailomgeving van je klant.

Moet er ook een laptop of telefoon klaarliggen, dan zet Joinly een taak klaar in de servicedesk, in TOPdesk of Freshservice. Zo weet je team op tijd wat er moet gebeuren, zonder dat iemand bij je klant eraan hoeft te denken.

Wisselt iemand van functie of afdeling, dan past Joinly de toegang aan op basis van rollen. Wat bij de nieuwe functie hoort komt erbij, wat bij de oude hoorde gaat eraf. Er is geen ticket voor nodig en er blijft niets hangen.

Dat is het deel van de levenscyclus dat met een checklist bijna nooit goed gaat, en het deel waar een toegangsevaluatie later de meeste verschillen vindt.

Staat er een einddatum in HR, dan gaan op die dag het account, de sessies en de licentie dicht en wordt de mailbox afgehandeld zoals je dat per klant hebt vastgelegd. De licentie komt vrij voor de volgende medewerker.

Accounts die niet uit HR komen, zoals inhuur, externen en gastaccounts, krijgen in Joinly een eigenaar en een einddatum. Zo lopen ze in dezelfde levenscyclus mee en gaan ze vanzelf dicht.