Klant onboarden
Een nieuwe klant onboarden, en meteen weten welke accounts er echt horen
Wie het beheer van een klant overneemt, erft ook alles wat zich in de jaren daarvoor heeft opgestapeld: accounts van oud-medewerkers, gedeelde inlogs en groepen waarvan niemand de bedoeling nog kent. Met Joinly leg je in de eerste weken HR naast de omgeving van je klant en begin je met een schone lei.
Het korte antwoord
Bij het onboarden van een nieuwe klant wil een MSP vooral overzicht: welke accounts zijn er, van wie zijn ze en welke horen er nog. Joinly haalt de bestaande accounts en groepen op uit Microsoft Entra ID of Active Directory en legt ze naast het HR-systeem van je klant. Accounts zonder medewerker erbij vallen meteen op. Met een proefimport zie je vooraf wat er zou veranderen, zodat je samen met je klant opruimt voordat de levenscyclus uit HR aangaat.
Wat je erft als je een klant overneemt
Een nieuwe klant komt bijna nooit uit het niets. Er was een vorige IT-partner, een interne beheerder of een handige collega die het erbij deed. Wat die heeft achtergelaten is een omgeving die werkt, maar waarvan niemand meer precies weet waarom elk account en elke groep er staat.
Vanaf de eerste dag ben jij degene die ervoor aanspreekbaar is. Je onboardingchecklist regelt de toegang tot de tenant, de back-ups, de apparaten en de beveiligingsinstellingen. De identiteiten staan er vaak als één regel op: accounts overnemen. Welke accounts dat zijn, weet op dat moment niemand.
HR naast de omgeving van je klant
Joinly begint met ophalen wat er al is. De bestaande accounts en groepen komen uit Microsoft Entra ID of Active Directory, de medewerkers uit het HR-systeem van je klant, en Joinly legt ze naast elkaar. Daarbij verandert er nog niets in de omgeving van je klant.
Wat eruit komt, valt in drie groepen: accounts die bij een medewerker in dienst horen, accounts van mensen die al weg zijn, en accounts waar helemaal geen persoon bij hoort. Verrassingen in deze stap zijn normaal en juist waardevol: het zijn de accounts waarvan niemand meer wist van wie ze waren.
Opruimen met je klant, voordat er iets verandert
Met een proefimport zie je vooraf welke accounts er zouden worden aangemaakt, gewijzigd of geblokkeerd als de koppeling aangaat. Dat resultaat neem je als Excel-bestand met je klant door. Zo beslis je samen wat er dichtgaat, en hoeft niemand op maandagochtend te ontdekken dat zijn account niet meer werkt.
Accounts die niet uit HR komen, zoals een service-account of een gedeeld account van de receptie, krijgen een eigenaar en een einddatum. Een drempelwaarde houdt daarna een import tegen die ineens veel meer wijzigt dan je verwacht.
Daarna loopt het vanzelf
Als de omgeving klopt met HR, zet je de levenscyclus aan met je eigen standaard: naamgeving, rollen, welkomstmail en het ticket in je servicedesk. Vanaf dat moment volgt de toegang wat er in HR verandert.
De eerste toegangsevaluatie is meteen je nulmeting. Die laat je klant zien waar hij stond toen jij begon, en wat er sindsdien is verbeterd.
De identiteiten in je onboardingchecklist
Wat je bij een nieuwe klant over accounts wilt weten, en hoe Joinly het antwoord geeft.
Stap
Wat je wilt weten
Met Joinly
- Bestaande accounts ophalen
- Wat je wilt weten: Welke accounts en groepen er in Entra ID en Active Directory staan
- Met Joinly: Joinly haalt ze op, zonder iets te veranderen
- Naast HR leggen
- Wat je wilt weten: Welke accounts bij een medewerker in dienst horen
- Met Joinly: Joinly koppelt elk account aan de medewerker in HR
- Oud-medewerkers
- Wat je wilt weten: Wie is vertrokken en heeft nog een account
- Met Joinly: Accounts zonder actief dienstverband vallen op
- Accounts zonder eigenaar
- Wat je wilt weten: Service-, test- en gedeelde accounts
- Met Joinly: Krijgen een eigenaar en een einddatum
- Proefimport
- Wat je wilt weten: Wat er verandert als de koppeling aangaat
- Met Joinly: Vooraf zichtbaar, als Excel door te nemen met je klant
- Nulmeting
- Wat je wilt weten: Waar je klant stond toen jij begon
- Met Joinly: De eerste toegangsevaluatie en het auditlog
Klant onboarden
Veelgestelde vragen
Wat hoort er bij het onboarden van een nieuwe klant als MSP?
Toegang tot de tenant, back-ups, apparaten, beveiligingsinstellingen en documentatie, en de identiteiten: welke accounts er zijn, van wie ze zijn en welke er nog horen. Dat laatste doe je met Joinly door HR naast Entra ID of Active Directory te leggen.
Kunnen we eerst alleen kijken, zonder iets te veranderen?
Ja. Joinly haalt de bestaande accounts op en legt ze naast HR zonder iets in de omgeving van je klant te wijzigen. Met een proefimport zie je daarna vooraf wat er zou veranderen.
Wat doen we met accounts die niet uit HR komen?
Die krijgen een eigenaar en een einddatum. Zo lopen service-accounts, gedeelde accounts en inhuur in dezelfde levenscyclus mee en gaan ze vanzelf dicht als ze niet meer nodig zijn.
Werkt dit ook als de klant nog Active Directory op locatie heeft?
Ja. Dan draait de Joinly Agent bij die klant, met alleen uitgaand verkeer. Geen VPN en geen inkomende poort.
Hoe lang duurt het onboarden van de identiteiten?
Dat hangt vooral af van hoe goed HR en de omgeving van je klant op elkaar aansluiten. De meeste tijd gaat zitten in het doornemen van de proefimport met je klant.
- Joinly voor MSP'sVoor een MSP is elke in- en uitdienst bij een klant een ticket, een checklist en werk dat je lastig doorberekent. Joinly neemt die wijzigingen over uit het HR-systeem van je klant en regelt accounts, groepen, licenties en toegang automatisch. Voor al je klanten, vanuit één inlog, en elke klant in een eigen omgeving.
- Verouderde accounts opruimenIn bijna elke omgeving staan accounts die er niet meer horen: van mensen die al lang weg zijn, van een test die nooit is afgerond, van een koppeling waar niemand meer van weet. Zolang ze er staan, zijn ze een ingang. Zo vind je ze, en zo zorg je dat ze niet terugkomen.
- Een HR-koppeling per klantDe ene klant werkt met AFAS, de volgende met Nmbrs en een derde met een systeem waar je nog nooit van hebt gehoord. Voor een MSP is dat de norm. Joinly koppelt ze allemaal op dezelfde manier aan Microsoft Entra ID of Active Directory.
- Multi-tenant identity managementTenantbeheer heb je waarschijnlijk al geregeld. Wat de meeste MSP's niet vanuit één plek doen, is bijhouden wie er bij elke klant een account hoort te hebben. Dat is waar Joinly naast je bestaande tooling komt te staan.
Accountbeheer voor je klanten als vaste dienst?
In een kennismaking lopen we door hoe Joinly bij jouw klanten zou werken: welke HR-systemen, welke omgevingen en waar je wilt beginnen. De afspraken die bij een partnerschap horen maken we in hetzelfde gesprek.
Plan een kennismaking