Onboarding automatiseren zonder een script per klant

Het begon met een goede reden. Een klant nam veel mensen aan, het handwerk liep op, en een script was de snelste manier om het consistent te doen. Daarna kwam er een klant bij, en nog een, en elk kreeg een aangepaste kopie.

Zo'n script doet meestal één ding goed: een account aanmaken als iemand het start. Doorstroom en uitstroom vragen elk hun eigen script, en ze beginnen allemaal pas als er een ticket is.

Elke kopie moet worden bijgehouden als Microsoft iets verandert, als een klant een ander HR-systeem neemt of als de naamgeving anders moet. De kennis zit bij wie het schreef. En als een klant vraagt waarom iemand toegang heeft tot een bepaalde map, zoek je het antwoord in logbestanden, als die er zijn.

Het grootste gat is het startsein. Een script weet niet dat er iemand in dienst komt of vertrekt. Dat weet het HR-systeem van je klant.

In Joinly staat wat er per klant moet gebeuren in rollen en workflows. Een workflow heeft een startsein, voorwaarden en acties, en je leest hem zoals je hem zou uitleggen: als iemand bij de afdeling Financiën in dienst komt, dan krijgt hij deze groepen, deze licentie en deze welkomstmail. Aanpassen doe je zonder code.

Elke wijziging die een workflow doorvoert, komt in het auditlog van die klant, met de reden erbij. Een collega die de klant overneemt, ziet in één scherm wat er gebeurt en waarom.

Er blijft altijd werk dat bij jouw dienstverlening hoort en niet bij Joinly. Daarvoor is er de API, met sleutels per klant. Per sleutel bepaal je wat die mag, elke wijziging via de API staat met de naam van de sleutel in het auditlog, en een sleutel trek je in wanneer je wilt.