Naar hoofdinhoud
Joinly by KoppelHet

Workflows

Alles wat er bij een HR-mutatie moet gebeuren. Elke keer.

Eén trigger, condities en een reeks acties. Zo automatiseer je alles wat je nu per ticket regelt, van de welkomstmail tot de lege agenda bij vertrek. In een visuele editor, met een preview vooraf en elke stap gelogd.

Geen creditcard, geen installatie. Praat met een IAM-specialist

  • ISO 27001-gecertificeerd
  • Gecertificeerd door AFAS
  • Data in Amsterdam
Een workflow in Joinly met triggers, condities en acties

De laatste werkdag van een collega

In veel organisaties gebeurt er die dag niets. Het account blijft weken open, de licentie loopt door en de teamagenda zit vol vergaderingen met een lege stoel.

Met een workflow start de uitdienstdatum uit HR de hele afhandeling: het account gaat uit, sessies worden ingetrokken, licenties komen vrij, de out-of-office verwijst naar de manager, de agenda wordt leeggemaakt en in TOPdesk staat een ticket voor de laptop. Het archiveren van de mailbox wacht op akkoord van IT.

Zo werkt het

Een workflow in drie onderdelen

  1. Stap 1

    Een trigger zet hem in gang

    Een nieuwe medewerker in HR, een functiewijziging, een uitdienstdatum die nadert, een recht dat wordt toegekend of een seintje uit een ander systeem. De gebeurtenis start de workflow, jij hoeft niets te doen.

    Een trigger kiezen voor een workflow in Joinly

  2. Stap 2

    Condities bepalen voor wie

    Filter op afdeling, functie, locatie of elk ander veld, bijvoorbeeld alleen de buitendienst in Zwolle. De preview laat meteen zien welke mensen matchen, zodat je nooit blind automatiseert.

    Condities voor een workflow in Joinly, met een preview van wie matcht

  3. Stap 3

    Acties doen het werk

    Account aanmaken, licenties toewijzen, een welkomstmail sturen, een ticket openen, een taak die wacht op akkoord. Zoveel stappen als je wilt, in de volgorde die je proces vraagt.

    Ook in on-premise Active Directory, via de Joinly Agent.

    De acties van een workflow in Joinly, op volgorde

  4. Stap 4

    Gaat er iets mis, dan zie je het

    Elke actie probeert het vanzelf opnieuw bij een storing. Je bepaalt per stap of de workflow stopt, en koppelt vervolgacties aan succes of mislukking. Falende workflows komen bovendrijven op het dashboard.

    De gezondheid en uitvoeringshistorie van workflows in Joinly

Wat het oplevert

  • Voor HR

    Dag één goed geregeld

    Account, rollen, licenties, een welkomstmail naar het privéadres en een ticket voor de laptop. Klaar vóór de eerste werkdag.

  • Voor IT

    Geen checklist meer

    Wat je nu per ticket regelt, gebeurt vanzelf en elke keer hetzelfde. Zonder scripts die niemand meer durft aan te raken.

  • Voor security

    De deur dicht op de laatste dag

    Account uit, sessies ingetrokken, licenties vrij. Elke stap staat in het auditlog.

Klantverhaal · EnergieToegang met goedkeuring, zonder de wachtrijEen energiebedrijf laat elke toegangswijziging langs de goedkeuring die erbij hoort, en voert hem daarna automatisch door. De zorgvuldigheid bleef, het wachten ging eruit.Lees het verhaal

Vraag maar raak

Veelgestelde vragen over workflows

  • Moet ik hiervoor kunnen programmeren?

    Nee. Je bouwt workflows in een visuele editor: je kiest een trigger, stelt condities in en zet de acties op volgorde. Geen scripts, geen code.

  • Kan ik zien wie een workflow raakt voordat ik hem aanzet?

    Ja. De preview toont welke mensen op dit moment aan je filters voldoen, en “run voor iedereen” heeft een eigen preview voordat er iets gebeurt.

  • Wat gebeurt er als een stap misgaat?

    Joinly probeert het automatisch opnieuw: drie keer direct, dan na vijf minuten en na een uur. Je bepaalt per stap of de workflow stopt bij een fout, en falende workflows verschijnen als aandachtspunt op het dashboard.

  • Kan een workflow om goedkeuring vragen?

    Ja. Met de actie “taak aanmaken” zet je een goedkeuringsstap in. Aan goedgekeurd en afgekeurd koppel je elk een eigen vervolg.

  • Werken workflows ook met on-premise Active Directory?

    Ja, via de Joinly Agent: AD-accounts aanmaken (ook in bulk), AD-groepen beheren en Exchange remote mailboxes aanmaken.

  • Welke systemen kan een workflow aansturen?

    Microsoft Entra ID en Microsoft 365, on-premise Active Directory, je servicedesk zoals TOPdesk, e-mail en sms, en elk systeem dat een webhook aanneemt.

Meer van het product

Bouw je eerste workflow

In je gratis proefomgeving bouw je met demodata een workflow voor instroom, doorstroom of uitstroom.

Geen creditcard, geen installatie.

Liever eerst een gesprek? Praat met een IAM-specialist