E-mail sturen
Met fallback naar privéadres of manager, en een preview vooraf.
Product · Automatisering
Workflows: automatiseer elke stap van instroom tot uitstroom
Eén trigger, condities en een reeks acties, meer is een workflow niet. Zo automatiseer je alles wat je nu per ticket regelt, van welkomstmail tot agenda leegmaken bij vertrek.
De laatste werkdag van een collega
In veel organisaties gebeurt er die dag, niets. Het account blijft weken open staan, de licentie loopt door en de teamagenda zit vol vergaderingen met een lege stoel.
Met een Joinly-workflow triggert de uitdienstdatum uit HR de hele afhandeling: het account gaat uit en actieve sessies worden ingetrokken, de Microsoft 365-licenties komen vrij, de out-of-office gaat aan met verwijzing naar de manager, de agenda wordt leeggemaakt en in TOPdesk verschijnt automatisch een ticket voor de inname van de laptop. Als sluitstuk staat er een taak klaar voor het archiveren van de mailbox — die wacht op akkoord van IT. Elke stap gelogd. Geen checklist, geen vergeten stappen.
Dat is één workflow. Zo maak je er één voor elk moment in de lifecycle.
Instroom, dag één goed geregeld
Nieuwe medewerker in HR → account met de juiste rollen, licenties en groepen, een welkomstmail naar het privéadres, het wachtwoord per sms en een ticket voor de laptop. Klaar vóór de eerste werkdag.
Doorstroom, toegang die meebeweegt
Functie of afdeling wijzigt in HR → oude rechten eraf, nieuwe erbij, manager bijgewerkt. Zonder dat iemand een ticket hoeft te maken.
Uitstroom, sluitend afsluiten
Laatste werkdag → account uit, sessies ingetrokken, licenties vrij, out-of-office aan, agenda leeg, servicedesk-ticket voor de hardware.
Zo simpel is een workflow
Een workflow is niet meer dan dit: één trigger (een gebeurtenis, zoals "medewerker uit dienst"), filtercondities (bijvoorbeeld: alleen de buitendienst in Zwolle) en een reeks acties die op volgorde worden uitgevoerd. Vóór je iets aanzet laat de preview precies zien welke mensen het raakt, zodat je nooit blind automatiseert.
Je bouwt het in een visuele editor, geen scripts, geen code die niemand meer durft aan te raken.
Meer dan dertig bouwstenen
Combineer ze in elke volgorde tot precies de flow die jouw proces nodig heeft, van een simpele mail tot een complete offboarding.
Communicatie & meldingen
Wachtwoordreset-mail
Een veilige resetlink rechtstreeks naar de medewerker.
In-app notificatie
Een seintje met prioriteit voor de beheerder of het team.
Taak met goedkeuring
Zet een stap klaar die pas doorgaat na akkoord.
SMS versturen
Bijvoorbeeld het eerste wachtwoord bij onboarding.
Webhook versturen
Stoot een ander systeem aan zodra deze stap draait.
Accounts & Microsoft Entra
Account aanmaken
Voorwaardelijke rollen die de functie volgen; SoD.
Account bijwerken
Feitelijke vs. bedoelde toegang, met één klik gecorrigeerd.
In bulk aanmaken
Toegangsverzoeken Self-service aanvragen, managers keuren goed.
Activeren / deactiveren
Toegangsverzoeken Self-service aanvragen, managers keuren goed.
Wachtwoord resetten
Desgewenst met "wijzigen bij volgende login"
Temporary Access Pass
Tijdelijke toegang voor de eerste aanmelding, zonder wachtwoord.
Sessies intrekken
Verbreek actieve sessies direct bij uitstroom.
Out-of-office instellen
Automatisch, met verwijzing naar de manager.
Agenda leegmaken
Maak vergaderruimtes en agenda's van vertrekkers vrij.
Account soft-deleten
Netjes verwijderen, met herstelmogelijkheid.
Groepen, Teams & Mailboxen
Toevoegen aan groep
Entra- of Exchange-groep, op basis van rol of conditie.
Verwijderen uit groep
Trek groepslidmaatschap in zodra het niet meer klopt.
E-mail syncen naar Graph
Houd het mailadres consistent in Microsoft 365.
On-premise Active Directory (Joinly Agent)
AD-account provisionen
Accounts aanmaken in on-prem of hybride AD.
AD-account verwijderen
Sluit lokale accounts af bij uitstroom.
AD-groep beheren
Toevoegen aan of verwijderen uit een AD-groep.
Remote mailbox aanmaken
Exchange remote mailbox in een hybride omgeving.
Servicedesk & plugins
TOPdesk-incident
Automatisch een ticket, met de juiste categorie.
Freshservice-request
Zet een service request klaar bij de servicedesk.
Governance
Workflow op een rol
Koppel elke bouwsteen hierboven aan het toewijzen of intrekken van een rol. Krijgt iemand de rol "Buitendienst", dan regelt de workflow meteen de bijbehorende groepen, licenties en meldingen.
Workflow op een toegangsitem
Laat dezelfde acties draaien zodra een licentie, groep of app-recht wordt toegekend of ingetrokken.
Toegang evalueren
Laat de toegangsevaluatie meelopen na een wijziging en corrigeer afwijkingen automatisch.
Segregation of Duties
Lees verderTrigger een workflow bij conflicterende toegang en maak direct een opvolgtaak of notificatie voor je IT-team
Betrouwbaarheid & beheer
Elke actie kent automatische retries (opnieuw proberen bij een storing), je bepaalt per actie of de workflow bij een fout stopt, en je koppelt vervolgacties aan succes of mislukking — bijvoorbeeld een seintje naar de beheerder als een account niet aangemaakt kon worden. Van elke workflow zie je de gezondheid en de uitvoeringshistorie op het dashboard; falende workflows komen automatisch bovendrijven als aandachtspunt.
Vraag maar raak
Veelgestelde vragen
Kom je er niet uit met de veelgestelde vragen? Stuur ons gerust een berichtje.
Veelgestelde vragen over workflows
Moet ik hiervoor kunnen programmeren?
Nee. Je bouwt workflows in een visuele editor: je kiest een trigger, stelt condities in en zet de acties op volgorde. Geen scripts, geen code.
Kan ik zien wie een workflow raakt vóórdat ik hem aanzet?
Ja. De preview toont welke mensen op dit moment aan je filters voldoen, en "run voor iedereen" heeft een eigen preview voordat er iets gebeurt.
Wat gebeurt er als een stap misgaat?
Joinly probeert het automatisch opnieuw (3× direct, dan na 5 minuten en na 1 uur). Je bepaalt per stap of de workflow stopt bij een fout, en falende workflows verschijnen automatisch als aandachtspunt op het dashboard.
Kan een workflow om menselijke goedkeuring vragen?
Ja. Met de actie "taak aanmaken" zet je een goedkeuringsstap in; aan "goedgekeurd" en "afgekeurd" koppel je elk automatische vervolgacties.
Werken workflows ook met on-premise Active Directory?
Ja, via de Joinly Agent: AD-accounts provisionen (ook in bulk), AD-groepen beheren en Exchange remote mailboxes aanmaken.
Zien wat Joinly voor jouw organisatie doet?
Start direct met een gratis proefversie of neem contact op voor advies over jouw HR- en Microsoft-omgeving.