Product · Automatisering
Eén trigger, condities en een reeks acties, meer is een workflow niet. Zo automatiseer je alles wat je nu per ticket regelt, van welkomstmail tot agenda leegmaken bij vertrek.
De laatste werkdag van een collega
In veel organisaties gebeurt er die dag, niets. Het account blijft weken open staan, de licentie loopt door en de teamagenda zit vol vergaderingen met een lege stoel.
Met een Joinly-workflow triggert de uitdienstdatum uit HR de hele afhandeling: het account gaat uit en actieve sessies worden ingetrokken, de Microsoft 365-licenties komen vrij, de out-of-office gaat aan met verwijzing naar de manager, de agenda wordt leeggemaakt en in TOPdesk verschijnt automatisch een ticket voor de inname van de laptop. Als sluitstuk staat er een taak klaar voor het archiveren van de mailbox — die wacht op akkoord van IT. Elke stap gelogd. Geen checklist, geen vergeten stappen.
Dat is één workflow. Zo maak je er één voor elk moment in de lifecycle.
01
Instroom, dag één goed geregeld
Nieuwe medewerker in HR → account met de juiste rollen, licenties en groepen, een welkomstmail naar het privéadres, het wachtwoord per sms en een ticket voor de laptop. Klaar vóór de eerste werkdag.
02
Doorstroom, toegang die meebeweegt
Functie of afdeling wijzigt in HR → oude rechten eraf, nieuwe erbij, manager bijgewerkt. Zonder dat iemand een ticket hoeft te maken.
03
Uitstroom, sluitend afsluiten
Laatste werkdag → account uit, sessies ingetrokken, licenties vrij, out-of-office aan, agenda leeg, servicedesk-ticket voor de hardware.
Zo simpel is een workflow
Een workflow is niet meer dan dit: één trigger (een gebeurtenis, zoals "medewerker uit dienst"), filtercondities (bijvoorbeeld: alleen de buitendienst in Zwolle) en een reeks acties die op volgorde worden uitgevoerd. Vóór je iets aanzet laat de preview precies zien welke mensen het raakt, zodat je nooit blind automatiseert.
Je bouwt het in een visuele editor, geen scripts, geen code die niemand meer durft aan te raken.
Combineer ze in elke volgorde tot precies de flow die jouw proces nodig heeft, van een simpele mail tot een complete offboarding.
Communicatie & meldingen
Accounts & Microsoft Entra
Groepen, Teams & Mailboxen
On-premise Active Directory (Joinly Agent)
Servicedesk & plugins
Governance
Betrouwbaarheid & beheer
Elke actie kent automatische retries (opnieuw proberen bij een storing), je bepaalt per actie of de workflow bij een fout stopt, en je koppelt vervolgacties aan succes of mislukking — bijvoorbeeld een seintje naar de beheerder als een account niet aangemaakt kon worden. Van elke workflow zie je de gezondheid en de uitvoeringshistorie op het dashboard; falende workflows komen automatisch bovendrijven als aandachtspunt.
Vraag maar raak