Automatische toewijzing op basis van rollen

Met Joinly regel je in één keer alle toegangsrechten voor je medewerkers. Door slim gebruik te maken van HR-gegevens (functie, afdeling, locatie of contracttype) automatiseer je de toewijzing van distributielijsten, security groups, applicaties en shared mailboxen. Geen handmatig beheer meer, maar directe en foutloze provisioning.

Illustratie: toegangsrechten die automatisch worden toegewezen op basis van functie en afdeling.

Waarom automatische toewijzing?

Handmatig rechten toekennen kost tijd, leidt tot fouten en vergroot risico’s. Met Joinly zet je heldere regels neer: wie in dienst komt, krijgt automatisch de juiste toegang. Bij functiewijzigingen of uitdiensttreding worden rechten meteen aangepast of ingetrokken.

Security groups
Medewerkers krijgen automatisch toegang tot de juiste netwerkschijven, Teams-kanalen of interne systemen. De toewijzing gebeurt volledig op basis van HR-data.
Applicaties
Toegang tot applicaties wordt centraal geregeld via Entra. Denk aan Salesforce, AFAS, HubSpot of interne tools. Medewerkers krijgen automatisch alleen wat ze nodig hebben, niets meer en niets minder.
Distributielijsten
Nieuwe medewerkers staan automatisch in de juiste e-maillijsten, zoals sales@, finance@ of locatie-rotterdam@. Geen losse verzoeken meer aan IT, maar direct goed geregeld.
Shared mailboxen
Nieuwe teamleden krijgen meteen toegang tot gedeelde mailboxen, zoals support@ of info@. Joinly koppelt dit rechtstreeks aan de functie of afdeling van de medewerker.

Hoe werkt het?

Met Joinly leg je één keer vast welke medewerker waar toegang toe krijgt. Vanaf dat moment gaat alles automatisch: HR-gegevens vormen de basis, Joinly vertaalt dit naar slimme regels en zorgt voor de juiste toewijzing. Zo blijft toegang altijd actueel, zonder handmatig beheer.

1. HR als bron
Joinly leest mee met systemen als AFAS, Nmbrs of Youforce
2. Slimme regels
Met AI ondersteuning stel je eenvoudig toewijzingsregels in.
3. Automatische provisioning
Joinly koppelt medewerkers direct aan de juiste objecten in Entra.
4. Continu actueel
Wijzigingen in HR worden automatisch doorgezet, zonder tussenkomst van IT.

Een regel-gebaseerde autorisatiegroep in Joinly: lidmaatschap bepaald door een voorwaarde, met voorgestelde leden die automatisch aan de regels voldoen.

De voordelen van Joinly

Snel
Nieuwe medewerkers zijn direct productief en hebben toegang tot hun gegevens zodat ze op hun eerste werkdag gelijk aan de gang kunnen.
Veilig
Alleen toegang tot wat écht nodig is. Medewerkers die uit dienst zijn verliezen automatisch hun toegang.
Efficiënt
IT hoeft geen losse tickets meer af te handelen en HR hoeft zich niet meer bezig te houden met IT gerelateerde zaken, alles gaat automatisch.
Controleerbaar
Behoudt grip op alle accounts en rechten binnen je organisatie, met Joinly heb je altijd inzicht in wie welke rechten heeft