Offboarding
Offboarding: de IT-kant van vertrek
Bij offboarding gaat alle toegang dicht van iemand die vertrekt. Met Joinly gebeurt dat vanuit HR: op de uitdienstdatum gaat het account uit, worden sessies ingetrokken en komen licenties vrij. Elke stap staat in het auditlog.
Zo werkt lifecycle managementWat er bij vertrek gebeurt
Zodra de uitdienstdatum in HR staat, loopt de uitstroom vanzelf.
- Op de uitdienstdatum gaat het account uit
- Sessies worden ingetrokken en licenties komen vrij
- De out-of-office verwijst naar de manager
- De servicedesk krijgt een ticket voor de hardware
- Het archiveren van de mailbox kun je klaarzetten als taak die wacht op akkoord van IT
- In je eigen Active Directory gaat het account net zo dicht als in de cloud
Waarom vergeten accounts een risico zijn
Accounts raken vergeten bij handmatige processen, gedeelde mailboxen en veel losse SaaS-applicaties zonder centraal identiteitsbeheer. Blijft een account actief na vertrek, dan:
- kunnen ex-medewerkers nog bij e-mail, Teams, CRM of klantdata
- kan een vergeten account worden misbruikt, bijvoorbeeld voor phishing
- lopen licenties en cloudservices gewoon door
De accounts die niet uit HR komen, blijven het vaakst hangen: inhuur, gastaccounts en service accounts. Joinly brengt ze in dezelfde levenscyclus, met een eigenaar, een reden en een einddatum.
Offboarding
Lees verder
Uitstroom hangt samen met de rest van de levenscyclus.
- Lifecycle managementAanmaken, wijzigen en uitschakelen van accounts volgt HR. Bij uitdienst vervalt de toegang op de einddatum.
- WorkflowsEén trigger, condities en een reeks acties, van de welkomstmail tot de lege agenda bij vertrek.
- E-mailtemplatesDe welkomstmail en de notificaties bij on- en offboarding, in je eigen stijl.
- Automatische deprovisioningVoorkom dat ex-medewerkers en externen toegang houden.
- Externen en inhuurInhuur, gastaccounts en service accounts in dezelfde levenscyclus, met een eigenaar, een reden en een einddatum.
- Active Directory, ook hybrideDe Joinly Agent houdt accounts, groepen en mailboxen bij in je eigen Active Directory. Alleen uitgaand verkeer, geen VPN.
Offboarding
Veelgestelde vragen over offboarding
Wat gebeurt er met de mailbox bij vertrek?
De out-of-office gaat aan met een verwijzing naar de manager. Het archiveren van de mailbox kun je klaarzetten als taak die wacht op akkoord van IT.
Wat gebeurt er met accounts bij vertrek?
Op de uitdienstdatum zet Joinly de accounts in alle gekoppelde applicaties uit, en dat staat in het auditlog.
Kan ik laten zien wie wanneer toegang had?
Ja. Elke lifecycle-actie staat in het auditlog, met tijdstip, systeem en uitvoerder. Je zoekt op persoon en filtert op bron of periode.
Zie de lifecycle zelf werken
In je gratis proefomgeving zie je met demodata hoe iemand binnenkomt, van functie wisselt en vertrekt.
Geen creditcard, geen installatie.
Liever eerst een gesprek? Praat met een IAM-specialist