Externen en niet-persoonsgebonden accounts
Toegang voor externen, inhuur en service accounts, met een einddatum
De accounts die niet uit HR komen, zijn de accounts die blijven hangen: de inhuurkracht van vorig jaar, het gastaccount van de leverancier, de service account waar niemand meer van weet. Joinly brengt ze in dezelfde levenscyclus als medewerkers, met een eigenaar, een reden en een einddatum.
In het kort
Een identiteit in Joinly is een persoon of een technisch account. Externen, service accounts en gedeelde mailboxen krijgen dezelfde regels als medewerkers.
- Externen maak je aan met een minimale dataset en een specifieke externe rol
- Een einddatum is verplicht. Daarna vervalt de toegang vanzelf, met een herinnering voor verlenging
- Tijdelijke toegang kan met goedkeuring van een manager
- Service accounts en gedeelde mailboxen hebben een verantwoordelijke en een grond waarop ze mogen eindigen
- Alles komt in hetzelfde auditlog als de medewerkers
Zes soorten accounts die uit beeld raken
Ze staan niet in HR, dus niemand ziet ze vertrekken.
Inhuur via een bureau
Inhuurkrachten staan vaak niet in HR. Joinly beheert ze naast de medewerkers, met een eigen rol en een verplichte einddatum.
Gastaccounts van leveranciers
Gastaccounts in Entra ID krijgen dezelfde levenscyclus als medewerkers, met een einddatum en een overzicht van alle externen.
Stagiairs en tijdelijke krachten
Tijdelijke krachten krijgen bij het aanmaken een einddatum. Daarna vervalt de toegang vanzelf, met een herinnering voor verlenging.
Service accounts
Per service account is vastgelegd wie verantwoordelijk is en wanneer het mag eindigen. Accounts die aandacht nodig hebben, komen op een werkvoorraad.
Gedeelde mailboxen
Gedeelde mailboxen worden toegewezen op basis van rol, en de mailbox van een vertrokken collega wordt bij uitstroom omgezet of gearchiveerd.
Admin-accounts
Beheeraccounts worden in hetzelfde overzicht beheerd als gewone accounts, met dezelfde regels en hetzelfde auditlog.
Hoe Joinly ermee omgaat
De vragen die HR, IT en de auditor stellen over accounts zonder dienstverband.
Vraag
- Waar komt een externe vandaan?
Uit je HR-systeem als die daar staat, anders maak je hem in Joinly aan met een minimale dataset en een externe rol.- Hoe voorkom je dat toegang blijft hangen?
- Met een verplichte einddatum. Op die datum wordt het account automatisch gedeactiveerd; verlengen kan met een herinnering en goedkeuring.
- Wie is verantwoordelijk voor een account?
- Per account leg je een verantwoordelijke en een beëindigingsgrond vast. Accounts die aandacht nodig hebben, komen op een werkvoorraad.
- Welke rechten krijgt een externe?
- Een specifieke externe rol met beperkte licenties, in plaats van de rechten van een collega.
- Hoe zit het met gasten in Entra ID?
- Gastaccounts zitten in dezelfde levenscyclus, met een einddatum en een filter op externen.
- En service accounts?
- Een identiteit met een eigen type, een verantwoordelijke en een grond om te eindigen. De status wordt live afgeleid, niet afgevinkt.
- Wat ziet de auditor?
- Hetzelfde auditlog als voor medewerkers, en een toegangsevaluatie die laat zien waar feitelijke toegang afwijkt van wat bedoeld is.
Zo ruim je op zonder iemand buiten te sluiten
Vier stappen, van inventarisatie tot een proces dat zichzelf onderhoudt.
Stap 1
Inventariseer
Filter op externen en niet-persoonsgebonden accounts. De toegangsevaluatie laat zien welke accounts geen eigenaar, geen einddatum of geen reden hebben.
Stap 2
Geef elk account een eigenaar en een einddatum
Per account: wie is verantwoordelijk, waarom bestaat het en tot wanneer. Wat niemand claimt, krijgt een einddatum in plaats van eeuwig leven.
Stap 3
Zet automatische afsluiting aan
Op de einddatum gaat het account dicht, worden sessies ingetrokken en komen licenties vrij. Bij een gedeelde mailbox wordt de mailbox omgezet of gearchiveerd.
Stap 4
Laat verlenging via goedkeuring lopen
Wie langer blijft, krijgt een herinnering en een verlenging met goedkeuring van de manager. Zo blijft de einddatum altijd kloppen.
Waarom dit bij audits telt
De Cyberbeveiligingswet vraagt om least privilege en levenscyclusbeheer, ook voor accounts zonder dienstverband. Accounts zonder eigenaar of einddatum zijn een bevinding die in vrijwel elke audit terugkomt.
- Een einddatum voor externen en tijdelijke toegang
- VerplichtEen einddatum voor externen en tijdelijke toegang
- Deactivatie op de einddatum, met herinnering voor verlenging
- AutomatischDeactivatie op de einddatum, met herinnering voor verlenging
- Een verantwoordelijke en een grond om te eindigen
- Per accountEen verantwoordelijke en een grond om te eindigen
- Voor medewerkers, externen en service accounts
- Eén auditlogVoor medewerkers, externen en service accounts
“Van handmatig beheer naar volledige grip op instroom, doorstroom en uitstroom — zonder extra werk voor IT.”
DAEL
ICT-manager
35.000+
identiteiten onder beheer
Externen en niet-persoonsgebonden accounts
Veelgestelde vragen
Kunnen externen ook uit het HR-systeem komen?
Ja. Staat een externe in HR, bijvoorbeeld als inhuurcontract, dan volgt Joinly dat contract inclusief einddatum. Staat hij er niet in, dan maak je hem in Joinly aan met een minimale dataset.
Wat gebeurt er op de einddatum?
Het account wordt gedeactiveerd, sessies worden ingetrokken en licenties komen vrij. Vooraf gaat er een herinnering uit, zodat verlenging op tijd kan worden aangevraagd.
Kan een manager tijdelijke toegang goedkeuren?
Ja. Tijdelijke toegang en tijdelijke rollen kunnen met goedkeuring van een manager, met een vaste einddatum en een herinnering voor verlenging.
Telt een service account mee in de prijs?
Op dit moment niet. Je betaalt per actieve persoon; een persoon met meerdere accounts telt één keer, en gedeactiveerde accounts tellen niet mee.
Wat doet Joinly met de mailbox van een vertrokken medewerker?
Wat jij in de workflow vastlegt: doorsturen, archiveren of omzetten naar een gedeelde mailbox, met out-of-office en een verwijzing naar de manager.
Hoe helpt dit bij NIS2?
De Cyberbeveiligingswet vraagt om least privilege en levenscyclusbeheer. Een verplichte einddatum voor externen, noodblokkering en een auditlog per wijziging zijn precies de bewijsstukken die daarbij horen.
Kunnen we externen een aparte set applicaties geven?
Ja. Een externe rol bundelt de groepen, licenties en applicaties die bij inhuur horen. Zo krijgt niemand meer de rechten van een collega omdat dat snel was.
Wat is een gedeelde account, en waarom mag dat niet meer?
Een account dat meerdere mensen gebruiken, zoals een afdelingslogin. Niemand kan dan aantonen wie wat deed. Joinly vervangt dat door persoonlijke accounts met een rol, en gedeelde mailboxen als toegangsitem.
Wat gebeurt er met accounts die niemand meer gebruikt?
Accounts van langdurig zieken of oud-medewerkers blijven vaak actief en zijn een bekende aanvalsroute. Joinly deactiveert automatisch accounts die niet meer worden gebruikt en laat in de toegangsevaluatie zien welke accounts geen eigenaar of einddatum hebben.
Moeten contractors in ons HR-systeem staan?
Nee. Staan ze er niet in, dan maak je ze rechtstreeks in Joinly aan, naast de medewerkers uit HR. Zo hoef je voor inhuur geen extra HR-licenties af te nemen.
Kan een account bij langdurig verlof tijdelijk dicht?
Ja. Bij een verlofmelding in HR kan een workflow het account schorsen, inloggen blokkeren, licenties vrijgeven en manager en servicedesk informeren, en dat allemaal terugdraaien bij terugkeer.
Verder lezen
- User provisioning softwareProvisioning is het aanmaken, wijzigen en intrekken van accounts en rechten. Joinly doet dat vanuit je HR-systeem, richting Microsoft Entra ID, on-premise Active Directory en je bedrijfsapplicaties, met deprovisioning die net zo automatisch is als de instroom.
- IAM in de zorgZorgorganisaties beheren toegang voor veel mensen met veel verloop: vaste medewerkers, flexkrachten, meerdere dienstverbanden per persoon, en applicaties met cliëntgegevens. NEN 7510 en de Cyberbeveiligingswet vragen dat je kunt laten zien wie waarom toegang had. Joinly regelt dat vanuit je HR-systeem.
- IAM-softwareIdentity & Access Management-software zorgt dat iedereen de juiste toegang heeft, op het juiste moment, en dat die toegang weer verdwijnt als iemand vertrekt. Joinly doet dat vanuit je HR-systeem, richting Microsoft Entra ID, Active Directory en je bedrijfsapplicaties.
Zien wat Joinly voor jouw organisatie doet?
Start direct met een gratis proefversie of neem contact op voor advies over jouw HR- en Microsoft-omgeving.
Demo inplannen