Microsoft 365-licentiekosten verlagen: betaal niet voor accounts die niemand gebruikt

Een ongebruikt account is niet altijd een overbodig account. Kijk daarom naar zowel activiteit als de actuele personeelsgegevens.

Je hebt drie bronnen, en je hebt ze alle drie nodig: wat je hebt gekocht, wie iets gebruikt, en wanneer iemand voor het laatst heeft aangemeld.

1. 1Wat je hebt: Billing > Licenses in het Microsoft 365-beheercentrum toont per product hoeveel licenties je hebt en hoeveel er zijn toegewezen. Het verschil betaal je zonder dat iemand het gebruikt.
2. 2Wie het gebruikt: Reports > Usage toont per dienst de activiteit over 7, 30, 90 of 180 dagen. Het rapport Active Users geeft per gebruiker de laatste activiteit in Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams. Standaard zie je daar geen namen maar codes; een Global Administrator zet dat om via Settings > Org Settings > Services > Reports. Dat omzetten wordt vastgelegd in het auditlog.
3. 3Wanneer iemand aanmeldde: in het Entra-beheercentrum voeg je bij Users de kolom Last interactive sign-in time toe en filter je op een datum. Via Microsoft Graph is dat signInActivity op het gebruikersobject.

Connect-MgGraph -Scopes "Reports.Read.All"

Invoke-MgGraphRequest -Method GET -Uri "https://graph.microsoft.com/v1.0/reports/getOffice365ActiveUserDetail(period='D90')" -OutputFilePath ".\actieve-gebruikers-90d.csv"

Import-Csv ".\actieve-gebruikers-90d.csv" |
  Where-Object { $_."Has Exchange License" -eq "True" -and -not $_."Exchange Last Activity Date" -and -not $_."Teams Last Activity Date" } |
  Select-Object "User Principal Name", "Assigned Products"

Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All","AuditLog.Read.All"

$grens = (Get-Date).AddDays(-90)

Get-MgUser -All -Filter "userType eq 'Member'" -Property DisplayName, UserPrincipalName, AssignedLicenses, SignInActivity |
  Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -gt 0 -and $_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -lt $grens } |
  Select-Object DisplayName, UserPrincipalName, @{ n = "Laatst"; e = { $_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime } }

Dit is de snelste winst, omdat er geen discussie over is: een account dat niet kan aanmelden, gebruikt de licentie niet. Let wel op de uitzonderingen. Een omgezette gedeelde mailbox boven de 50 GB, of met een hold, heeft de licentie nodig. Dat geldt ook voor een mailbox die je met litigation hold bewaart. Voordat je de licentie weghaalt bij een vertrokken medewerker, lees je wat er met mailbox en OneDrive gebeurt in licentie intrekken bij uitdienst.

Connect-MgGraph -Scopes "User.Read.All","Organization.Read.All"

$skus = Get-MgSubscribedSku -All

Get-MgUser -All -Filter "accountEnabled eq false" -Property DisplayName, UserPrincipalName, AssignedLicenses |
  Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -gt 0 } |
  Select-Object DisplayName, UserPrincipalName,
    @{ n = "Licenties"; e = { ($_.AssignedLicenses | ForEach-Object { $id = $_.SkuId; ($skus | Where-Object SkuId -eq $id).SkuPartNumber }) -join ", " } }

Een collega op kantoor werkt anders dan iemand op de werkvloer. De juiste licentie volgt het werk, niet een standaardpakket voor iedereen.

De tweede besparing zit in de soort licentie. Microsoft 365 kent grofweg drie families, en je mag ze in één tenant mengen. Het gaat erom dat je per type medewerker kiest, en dat die keuze ook meebeweegt als iemand van functie wisselt.

Een paar vuistregels die in de praktijk werken. Geef niet iedereen dezelfde licentie omdat dat makkelijk is in het onboardingformulier. Kijk bij een overstap naar F3 eerst in het rapport Microsoft 365 Apps usage of iemand de desktop-apps echt gebruikt. En leg de keuze vast bij de functie, niet bij de persoon; anders vergeet je hem bij de eerstvolgende functiewissel.

Bij seizoenswerk en uitzendkrachten zit het lek op twee plekken. De eerste is het vrijgeven: aan het eind van het seizoen gaan twintig mensen tegelijk weg, en het opruimen schuift door tot er tijd is. De tweede is het abonnement zelf. Een licentie weghalen bij een gebruiker maakt hem vrij voor de volgende, maar verlaagt de rekening niet. Daarvoor moet je het aantal licenties in het abonnement terugbrengen.

• Je kunt niet minderen zolang alle licenties zijn toegewezen. Eerst intrekken, dan het aantal verlagen.
• Minderen kan niet altijd. Bij een Microsoft Customer Agreement kun je licenties alleen binnen zeven dagen na kopen of verlengen verwijderen; daarna gaat de wijziging pas in op de verlengdatum. Koop je via een partner, dan gelden de afspraken met die partner.
• Plan dus rond de verlengdatum. Weet je dat het seizoen in oktober eindigt, zorg dan dat de licenties dan zijn ingetrokken en dat het aantal in het abonnement daarop is afgestemd.

Hoe een agrarische dienstverlener met seizoenswerk dit heeft opgelost, lees je in het klantverhaal van de agrarische dienstverlener.

Als je vandaag alle licenties netjes zet, kunnen ze over drie maanden alweer verkeerd staan. Nieuwe medewerkers, functiewisselingen en vertrek zorgen voortdurend voor veranderingen.

Alles hierboven kijkt terug. Een rapport laat zien welke licenties de afgelopen 90 dagen ongebruikt bleven; die 90 dagen heb je al betaald. Na een opschoonactie loopt het weer op, omdat de oorzaak niet in Microsoft 365 zit: vertrek en functiewissels komen te laat of niet bij IT aan, en de keuze tussen F3 en E3 hangt aan een persoon in plaats van aan een functie. De besparing die blijft, zit dus in het moment van toewijzen en intrekken. Voor MSP's die dit voor meerdere klanten doen, staat de aanpak in Microsoft 365-licenties voor MSP's.