Horeca

Meerdere restaurantformules, één keten voor toegang

Een horecagroep met meerdere merken en e-maildomeinen laat de toegang van ruim 600 medewerkers automatisch vanuit HR lopen. Wie morgen begint, staat vanavond al klaar in de systemen.

Plan een demo Bekijk de prijzen

medewerkers onder beheer: 600+medewerkers onder beheer
mutaties per maand, automatisch verwerkt: circa 120mutaties per maand, automatisch verwerkt
handmatige accountaanvragen per vestiging: 0handmatige accountaanvragen per vestiging

Zes merken, en elke keer een andere manier om iemand aan te maken

Een restaurantgroep met meerdere formules is eigenlijk meerdere bedrijven onder één dak. Elk merk heeft zijn eigen naam, zijn eigen e-maildomein, zijn eigen vestigingen en zijn eigen manier van werken. De gasten merken daar niets van. De mensen achter de schermen wel, want die wisselen tussen vestigingen en soms tussen merken, en elke wissel moest ergens in een systeem worden bijgehouden.

In de praktijk betekende dat: een nieuwe collega werd aangemaakt door wie er die dag tijd voor had, in het domein dat diegene het meest voor de hand vond liggen, met de groepen die bij de vorige nieuwe collega ook waren toegevoegd. Het gevolg stond op de eerste dienst: iemand zonder mail, of met de mailbox van een vestiging waar die nooit had gewerkt.

En de horeca kent veel verloop. Voor elke tien mensen die erbij komen, gaan er ook een paar weg. Elk account dat na een vertrek bleef staan was een open deur, en niemand had het overzicht om te zien welke deuren dat waren.

De wens: HR bepaalt, de systemen volgen

De groep wilde af van het idee dat toegang iets is wat je per persoon regelt. Wie in het HR-systeem wordt aangenomen voor een functie op een vestiging van een formule, hoort daaruit automatisch het juiste account, het juiste domein, de juiste groepen en de juiste gedeelde mailboxen te krijgen. En wie in HR uit dienst gaat, hoort daaruit automatisch overal uit te verdwijnen.

De regel is eenvoudig. De uitvoering ervan is dat niet, want elke formule vult hem anders in. Die invulling moest één keer goed worden vastgelegd, en daarna nooit meer per persoon.

Met meerdere merken en honderden wisselingen per jaar is toegang alleen vol te houden als het systeem het doet.

Wat er is gebouwd: één inrichting die alle formules kent

Joinly leest de HR-mutaties en vertaalt formule, vestiging en functie naar wat erbij hoort. Het e-maildomein volgt uit de formule, de Microsoft-groepen en de Teams volgen uit de vestiging en de functie, en de gedeelde mailboxen volgen uit de vestiging. Niemand hoeft die keuzes nog te maken; ze zijn al gemaakt, één keer, voor de hele groep.

Een overplaatsing is daardoor één veld in HR. Verhuist iemand van de ene vestiging naar de andere, of van het ene merk naar het andere, dan zet Joinly de groepen, Teams en mailboxen van de nieuwe plek erbij en haalt die van de oude weg. Waar vroeger een ticket voor nodig was, en waar het opruimen van de oude toegang bleef liggen, handelt de mutatie zichzelf nu af.

Uitstroom werkt net zo. Een einddatum in HR sluit op die dag het account, trekt de licenties in en haalt de toegang tot gedeelde mailboxen weg, over alle formules heen tegelijk.

Het beheer van Entra-groepen, Teams en kanalen in Joinly

Nu: klaar vóór de eerste dienst, en dicht op de laatste

Een nieuwe medewerker heeft account, mail en toegang op de dag dat het rooster begint. Een vestigingsmanager hoeft daar niets voor aan te vragen, en de IT-afdeling hoeft er niets voor te doen. Met zo'n honderdtwintig mutaties per maand is dat werk dat anders elke week terugkwam.

Belangrijker nog is wat er niet meer gebeurt. Er blijven geen accounts open staan van mensen die al maanden weg zijn, en er staan geen mensen op mailboxen van vestigingen waar ze niet meer werken. De groep weet op elk moment wie waar bij kan, omdat het antwoord uit HR komt en niet uit het geheugen van wie het account destijds heeft aangemaakt.

Waar je op kunt rekenen

Geen vendor lock-inJe identiteiten en je inrichting blijven van jou.
Je data eruit wanneer je wiltJe kunt je gegevens op elk moment exporteren.
Standaard SLAOnze standaard SLA is opvraagbaar.
Begeleiding bij de implementatieOnze specialisten richten het samen met je in.
ISO 27001-gecertificeerdInformatiebeveiliging volgens een internationaal erkende norm.

Klantverhalen

Meer klantverhalen

Organisaties met een vergelijkbare vraag, in een andere sector.

Zien wat dit voor jouw organisatie betekent?

Plan een demo van 30 minuten. We lopen je eigen situatie langs: welk HR-systeem je gebruikt, welke systemen mee moeten en wat er als eerste automatisch kan.

Plan een demo