21 scholen, één manier om accounts te regelen

Het bestuur wilde de accounts centraal regelen, vanuit het personeelssysteem, zonder dat de scholen hetzelfde hoefden te worden. Elke school heeft eigen teams, eigen gedeelde mappen en een eigen manier van werken, en dat moest zo blijven. Wat centraal moest zijn, was het proces: wie in dienst komt krijgt een account, wie van school wisselt krijgt de toegang van de nieuwe school, wie vertrekt raakt alles kwijt.

Joinly leest het personeelssysteem en vertaalt school en functie naar de accounts en groepen die erbij horen. Een leerkracht op school A komt in de groepen en Teams van school A; een directeur krijgt wat een directeur nodig heeft; een invaller die op drie scholen werkt, krijgt de toegang van alle drie. De indeling per school ligt vast zoals het bestuur die wil, en wordt door het systeem toegepast.

Een overstap naar een andere school is één mutatie in het personeelssysteem. Joinly zet de nieuwe school erbij en haalt de oude weg. En op de einddatum van een dienstverband sluit het account, ook als dat er in augustus tachtig tegelijk zijn.

De schooljaarwisseling kost geen weken handwerk meer. Wat in het personeelssysteem is ingevoerd, staat op de eerste schooldag klaar, voor alle eenentwintig scholen tegelijk. Door het jaar heen verwerkt Joinly zo'n vijfenveertig mutaties per maand zonder dat iemand ernaar omkijkt.

Elke school houdt de eigen indeling, en het bestuur heeft één overzicht van wie op welke school welke toegang heeft. Dat overzicht is er ook in september, als iedereen het te druk heeft om het te maken.