Onderwijs: leerlingen
Leerlingaccounts automatiseren, van inschrijving tot uitschrijving
In het onderwijs beheer je twee werelden: medewerkers uit HR en leerlingen uit de leerlingadministratie. Joinly koppelt allebei aan Microsoft 365, zodat een leerling op de eerste schooldag een account heeft in de juiste klas, en dat account na uitschrijving netjes dichtgaat.
In het kort
Leerlingen volgen dezelfde levenscyclus als medewerkers, met de leerlingadministratie als bron in plaats van HR.
- Leerlingadministratie (Magister, ParnasSys, ESIS) als bron voor leerlingen, HR als bron voor medewerkers
- Een account in Microsoft 365 met de groepen van klas, jaargroep en locatie
- Bij een klaswissel of een overstap naar een andere school van het bestuur verhuizen de groepen mee
- Uitschrijving sluit het account af en geeft de licentie vrij
- Alles in hetzelfde auditlog als de medewerkers, voor het Normenkader IBP
Waarom leerlingaccounts een eigen aanpak vragen
Meer accounts dan medewerkers, meer wisselingen per jaar, en gegevens van minderjarigen.
Twee werelden, één proces
Medewerkers komen uit HR, leerlingen uit de leerlingadministratie. Twee bronnen, maar dezelfde stappen: aanmaken, groepen toewijzen, wijzigen, afsluiten.
De start van het schooljaar
Honderden nieuwe leerlingen tegelijk en klassen die worden ingedeeld. Met de leerlingadministratie als bron staat alles klaar voor de eerste schooldag.
Klassen en jaargroepen als groepen
Een leerling hoort in de Teams-omgeving van zijn klas en de mailgroep van zijn jaargroep. Die groepen volgen uit de administratie, zonder handwerk.
Meerdere scholen onder één bestuur
Centraal beheren en per school autonomie houden: rollen per locatie regelen dat, en een schoolleider ziet zijn eigen school.
Uitschrijving en overstap
Bij uitschrijving gaat het account dicht en komt de licentie vrij. Bij een overstap binnen het bestuur verhuizen de groepen mee.
Gegevens van minderjarigen
Het Normenkader IBP vraagt om zorgvuldig toegangsbeheer en aantoonbaarheid. Joinly legt zo min mogelijk vast, host in Amsterdam en logt elke wijziging.
Wat een school of bestuur wil weten
De vragen van de ICT-coördinator, de applicatiebeheerder en de functionaris gegevensbescherming.
Vraag
- Welke leerlingadministratie?
Magister, ParnasSys en ESIS hebben een koppeling. Andere systemen sluiten we op verzoek aan.- Welke doelsystemen?
- Microsoft 365 en Entra ID, met groepen en Teams per klas en jaargroep. Andere onderwijsapplicaties op verzoek via SCIM of API.
- Hoe komen klassen in groepen terecht?
- Groepen volgen uit attributen van de leerling: klas, jaargroep, locatie. Wijzigt de administratie, dan wijzigen de groepen.
- Wat bij de start van het schooljaar?
- Je draait de import proef en ziet vooraf welke accounts worden aangemaakt en gewijzigd. Drempels per run voorkomen dat een fout in de export honderden accounts raakt.
- Wat gebeurt er bij uitschrijving?
- Het account wordt gedeactiveerd, de licentie komt vrij en na een ingestelde periode wordt het account opgeruimd.
- Kunnen medewerkers en leerlingen in één omgeving?
- Ja. Twee bronnen, één platform, met eigen rollen en eigen regels per groep.
- Hoe zit het met het Normenkader IBP?
- Toegang op basis van rol, een auditlog per wijziging en een toegangsevaluatie die laat zien waar de praktijk afwijkt.
Zo automatiseer je leerlingaccounts
Vier stappen, meestal gepland vóór de zomer zodat augustus rustig verloopt.
Stap 1
Koppel de leerlingadministratie
Magister, ParnasSys of ESIS als bron. Bepaal welke velden leidend zijn: klas, jaargroep, locatie, in- en uitschrijfdatum.
Stap 2
Bepaal naamgeving en groepen
Hoe heet een leerlingaccount, welk mailadres krijgt het, en welke groepen en Teams horen bij een klas? Leg het één keer vast.
Stap 3
Draai proef vóór het schooljaar
Importeer de nieuwe indeling als proefdraai en controleer de export. Stel drempels in, zodat een fout in de administratie geen honderden accounts raakt.
Stap 4
Zet in- en uitschrijving aan
Nieuwe leerlingen krijgen automatisch een account, vertrekkende leerlingen worden afgesloten. Medewerkers lopen in dezelfde omgeving mee vanuit HR.
In het kort
Wat leerlingaccounts in de levenscyclus oplevert.
- Leerlingadministratie voor leerlingen, HR voor medewerkers
- 2 bronnenLeerlingadministratie voor leerlingen, HR voor medewerkers
- Groepen en Teams die de administratie volgen
- Per klasGroepen en Teams die de administratie volgen
- Account dicht, licentie vrij
- Bij uitschrijvingAccount dicht, licentie vrij
- Auditlog en toegangsevaluatie als bewijs
- Normenkader IBPAuditlog en toegangsevaluatie als bewijs
“Van handmatig beheer naar volledige grip op instroom, doorstroom en uitstroom — zonder extra werk voor IT.”
DAEL
ICT-manager
35.000+
identiteiten onder beheer
Onderwijs: leerlingen
Veelgestelde vragen
Werkt Joinly met Magister, ParnasSys of ESIS?
Ja, alle drie hebben een koppeling. Een andere leerlingadministratie sluiten we op verzoek aan.
Kunnen we ook Zermelo, Prowise of andere onderwijsapplicaties koppelen?
Op verzoek, via SCIM of de API van de applicatie. Ondersteunt een applicatie geen SCIM, dan maakt de SCIM Gateway hem alsnog SCIM-compatibel.
Wat gebeurt er bij een klaswissel?
De groepen volgen de administratie. Wisselt een leerling van klas, dan verdwijnt hij uit de oude groepen en Teams en komt hij in de nieuwe. Bij een overstap naar een andere school van het bestuur gaat dat op dezelfde manier.
Hoe voorkomen we dat honderden accounts tegelijk fout gaan in augustus?
Met een proefdraai vooraf en drempels per run. Een import die meer accounts wil aanmaken of deactiveren dan je hebt ingesteld, wordt geblokkeerd en wacht op goedkeuring.
Wat gebeurt er bij uitschrijving?
Het account wordt gedeactiveerd, de licentie komt vrij en na een ingestelde periode wordt het account opgeruimd. Zo houdt een vertrokken leerling geen toegang tot de schoolomgeving.
Hoe zit het met de privacy van leerlingen?
Joinly legt alleen vast wat nodig is voor het account, host in Amsterdam en is ISO 27001-gecertificeerd. Elke wijziging staat in het auditlog, wat past bij wat het Normenkader IBP van scholen vraagt.
Kunnen we per school beheren?
Ja. Rollen volgen de locatie, en een schoolleider of ICT-coördinator ziet zijn eigen school. Het bestuur houdt het totaaloverzicht.
Verder lezen
- IAM-implementatieIAM heeft de reputatie van lange trajecten. Bij ons begint een implementatie met je HR-koppeling en zet je daarna stap voor stap processen aan. Hier lees je hoe dat verloopt, wat je vooraf nodig hebt en hoe je uitsluit dat de automatisering iets kapotmaakt.
- User provisioning softwareProvisioning is het aanmaken, wijzigen en intrekken van accounts en rechten. Joinly doet dat vanuit je HR-systeem, richting Microsoft Entra ID, on-premise Active Directory en je bedrijfsapplicaties, met deprovisioning die net zo automatisch is als de instroom.
- Nederlands IAM-systeemJoinly is een Identity & Access Management-platform dat in Barneveld wordt gebouwd en in Amsterdam draait. Het koppelt Nederlandse HR-systemen zoals AFAS, Nmbrs en Visma aan Microsoft Entra ID, Active Directory en je bedrijfsapplicaties, met implementatie en support in het Nederlands.
Zien wat Joinly voor jouw organisatie doet?
Start direct met een gratis proefversie of neem contact op voor advies over jouw HR- en Microsoft-omgeving.
Demo inplannen