“Van versnipperde personeelsdata naar één betrouwbare basis voor de hele organisatie”

Bij Koninklijke Oosterhof Holman werken dagelijks tientallen specialisten samen aan infrastructurele projecten door heel Nederland. Achter de schermen speelt betrouwbare personeelsdata daarbij een cruciale rol. Toch bleek dat in de praktijk lastiger dan gedacht.

De situatie: verschillende systemen, verschillende waarheden

Binnen de organisatie werd personeelsinformatie op meerdere plekken bijgehouden. Denk aan e-mailadressen, telefoonnummers, functies en leidinggevenden. In de praktijk liep die informatie regelmatig uit elkaar.

Voor HR betekende dit dat gegevens wel correct in het HR-systeem stonden, maar niet altijd overeenkwamen met wat IT gebruikte. Voor IT betekende het handmatig bijwerken, controleren en corrigeren, extra tickets. En voor de organisatie als geheel zorgde het voor onduidelijkheid en inefficiëntie. Hierdoor kregen medewerkers niet op tijd de juiste toegang of zelfs de verkeerde toegang tot systemen wat extra tijd kost en security problemen veroorzaakt.

De wens was duidelijk: één centrale waarheid, die overal automatisch wordt doorgevoerd.

“We wilden vooral dat personeelsinformatie overal gelijk is. Eén ingang voor data vanuit HR naar IT zonder handmatige tussenkomst”

De oplossing: automatisering vanuit één bron

Met de inzet van Joinly heeft Oosterhof Holman een belangrijke stap gezet. In plaats van handmatig beheer, wordt personeelsdata nu automatisch gesynchroniseerd vanuit het HR-systeem naar de rest van de organisatie.

Dat betekent dat wijzigingen, zoals een nieuwe functie, afdeling of contactgegevens niet meer handmatig hoeven te worden doorgevoerd. Alles loopt automatisch mee waardoor:

• Accounts automatisch worden aangemaakt

• E-mailadressen automatisch worden toegekend

• Accounts automatisch worden geüpdatet

• Accounts automatisch worden gedeactiveerd bij uitdiensttreding

Wat eerst tijd kostte en foutgevoelig was, gebeurt nu automatisch op de achtergrond.

De impact voor HR: grip en betrouwbaarheid

Voor HR ligt de grootste winst in controle.

HR is nu daadwerkelijk de bron van waarheid voor medewerkergegevens. Wat daar wordt vastgelegd, is leidend voor de rest van de organisatie. Dat zorgt niet alleen voor consistentie, maar ook voor vertrouwen in de data.

Daarnaast verdwijnt een groot deel van het handmatige werk. Geen losse verzoeken meer om gegevens aan te passen in andere systemen HR hoeft het nog maar op één plek goed te doen.

De impact voor IT: minder beheer, meer overzicht

Voor IT betekent dit vooral rust.

Waar eerder handmatig accounts moesten worden bijgewerkt of gecorrigeerd, gebeurt dit nu automatisch. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten en inconsistenties.

Tegelijkertijd ontstaat er meer overzicht. IT hoeft niet meer te controleren of systemen synchroon lopen dat gebeurt standaard.

De impact voor security: altijd de juiste toegang

Ook op het gebied van security maakt dit een groot verschil.

Doordat personeelsdata centraal en automatisch wordt verwerkt:

• krijgen nieuwe medewerkers sneller de juiste toegang

• worden rechten aangepast bij functiewijzigingen

• en worden toegangen ingetrokken zodra iemand uit dienst gaat

Hiermee verkleint Oosterhof Holman het risico op onjuiste of verouderde toegang aanzienlijk.

Samenwerking en implementatie

De implementatie vond plaats in een periode waarin er veel veranderde binnen de organisatie. Nieuwe systemen, een beweging richting de cloud en nieuwe manieren van werken.

Dat bracht complexiteit met zich mee, maar de samenwerking werd als positief ervaren.

“De werkwijze was goed en overzichtelijk.”

Ook het platform zelf blijkt goed werkbaar:

“Het platform is intuïtief. Toen we eenmaal waren gestart, kon ik alles makkelijk terugvinden.”

De toekomst: doorbouwen op een sterke basis

De grootste waarde van Joinly zit niet alleen in wat er nu staat, maar vooral in wat het mogelijk maakt.

Oosterhof Holman kijkt al vooruit naar vervolgstappen, zoals:

• automatische toekenning van licenties op basis van functie

• verdere automatisering van onboarding

• integratie met andere processen binnen IT

“Het doel is dat we op basis van functieprofielen automatisch licenties en toegang gaan toekennen, dit is iets wat we in een latere fase met Joinly gaan oppakken”

Conclusie

Met Joinly heeft Oosterhof Holman de stap gezet van versnipperde personeelsdata naar een geïntegreerde en betrouwbare basis.

Niet alleen technisch, maar juist organisatorisch:

• HR heeft controle

• IT heeft overzicht

• en security is beter geborgd

Een fundament waarop de organisatie verder kan bouwen.