Iedere medewerker doorloopt een reis binnen de organisatie: ze stromen in, veranderen soms van rol of afdeling, en verlaten uiteindelijk het bedrijf. Bij elke stap moeten toegang en rechten zorgvuldig worden geregeld.

Traditioneel gebeurt dit vaak handmatig: HR meldt iemand aan, IT maakt accounts aan, managers vragen extra rechten aan… Het resultaat? Veel werk, fouten en risico’s.

HR-driven provisioning lost dit op door het HR-systeem als bron te gebruiken voor alle identiteits- en toegangsrechten. In deze blog leggen we uit wat het is, hoe het werkt en welke voordelen het biedt.

Wat is HR-driven provisioning?

Provisioning is het proces waarbij een medewerker de juiste digitale rechten en accounts krijgt. Denk aan toegang tot e-mail, HR-software, financiële applicaties of samenwerkingstools.

Bij HR-driven provisioning is het HR-systeem de motor:

• HR registreert instroom, doorstroom of uitstroom.

• De IAM-oplossing (zoals Joinly) vertaalt dit direct naar de juiste toegang in alle gekoppelde systemen.

• Alles verloopt automatisch, zonder handmatig IT-werk.

Hoe werkt het in de praktijk?

1. Instroom

Een nieuwe medewerker start. Zodra HR de gegevens invoert, maakt IAM automatisch accounts aan in systemen zoals Office 365, Slack, AFAS of YouServe. De medewerker kan op dag één meteen aan de slag.

2. Doorstroom

Een medewerker verandert van rol of afdeling. Het HR-systeem wordt bijgewerkt en IAM past direct de rechten aan: oude rechten vervallen, nieuwe worden toegekend. Zo krijgt iemand toegang tot de juiste applicaties en documenten — en niets meer.

3. Uitstroom

Een medewerker verlaat de organisatie. Op de laatste werkdag zorgt IAM dat alle accounts worden geblokkeerd of verwijderd. Daarmee voorkom je dat ex-medewerkers toegang behouden tot gevoelige systemen.

De voordelen van HR-driven provisioning

1. Minder risico’s en meer veiligheid
   Geen losse accounts meer die vergeten worden. Alles sluit naadloos aan op HR-processen, waardoor je grip houdt op toegang en risico’s verkleint.

2. Tijdbesparing voor HR en IT
   Handmatige administratie verdwijnt. IT hoeft geen accounts meer aan te maken en HR hoeft niet na te bellen of alles geregeld is.

3. Betere ervaring voor medewerkers
   Nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag. Geen frustratie met ontbrekende toegang of lange wachttijden.

4. Compliance en audittrail
   Elke wijziging wordt vastgelegd. Je hebt altijd inzicht in wie wanneer toegang kreeg, essentieel voor AVG en ISO 27001-audits.

HR en IT samen aan het stuur

Een van de grootste voordelen van HR-driven provisioning is dat HR en IT nauwer samenwerken. HR bepaalt de brongegevens, IT zorgt voor de technische koppelingen en beveiliging. Samen creëren ze een gestroomlijnde en veilige werkomgeving.

HR-driven provisioning met Joinly

Joinly maakt HR-driven provisioning eenvoudig door standaardkoppelingen met veelgebruikte HR- en IT-systemen. Denk aan:

• AFAS

• YouServe

• Personio

• Youforce

• Nmbrs

Daarnaast koppelt Joinly moeiteloos met IT-doelsystemen zoals Active Directory, Entra ID, en applicaties voor collaboration en payroll.

Zo weet je zeker dat instroom, doorstroom en uitstroom altijd goed geregeld zijn.

Conclusie

HR-driven provisioning is dé manier om instroom, doorstroom en uitstroom te automatiseren. Het maakt organisaties veiliger, efficiënter en aantrekkelijker voor medewerkers.

In plaats van losse processen en risico’s, krijg je een gestroomlijnd geheel waarin HR het vertrekpunt is en IAM alles automatisch regelt.