Waarom kost het regelen van accounts zo veel tijd?

Een nieuwe medewerker lijkt één handeling, maar bestaat in de praktijk uit een rij kleine stappen. Iemand moet horen dat de medewerker eraan komt, een account aanmaken, de juiste groepen en toegang toekennen, een mailbox inrichten en controleren of alles klopt voor de eerste werkdag. Gaat er onderweg iets mis in de communicatie, dan staat de nieuwe collega maandagochtend zonder werkende inlog. Dan begint het uitzoeken, en dat kost opnieuw tijd.

Datzelfde geldt bij elke wijziging en bij elk vertrek. Iemand krijgt een andere rol, gaat op een tweede locatie werken, of vertrekt. Steeds moet iemand handmatig bedenken wat er met de toegang moet gebeuren. In een organisatie met veel medewerkers, veel verloop en piekmomenten rond de zomer telt dat snel op. Het is werk dat zelden zichtbaar is in plannen, maar wel voortdurend aandacht vraagt.

Die tijd is, bijvoorbeeld, in het onderwijs en de zorg schaars. De Inspectie van het onderwijs en de Algemene Rekenkamer wijzen er al langer op dat de werkdruk en de administratieve last in het onderwijs hoog zijn en dat personeelstekorten aanhouden. Elk uur dat naar herhaalbaar regelwerk gaat, is een uur dat niet naar urgentere zaken kan. Voor een ICT afdeling die toch al krap zit, is repeterend accountbeheer precies het soort werk dat je het liefst kwijt bent.

Waar gaat het mis als het handmatig blijft?

Het probleem is niet alleen de optelsom van uren. Handwerk dat onder tijdsdruk gebeurt, gaat ook vaker mis. Een groep die vergeten wordt, een account dat te ruime toegang krijgt omdat dat sneller was, of een vertrokken medewerker van wie het account blijft bestaan omdat het bericht ergens bleef hangen. Vooral dat laatste is een risico: een account dat niemand meer gebruikt maar nog wel toegang heeft, is een open deur waar niemand op let.

Hoe drukker het is, hoe groter de kans op dit soort slordigheden. En de drukste periode, de zomer, is juist het moment waarop de meeste contracten beginnen en eindigen. Precies wanneer je de meeste zorgvuldigheid nodig hebt, is er de minste tijd voor.

Hoe haal je het meeste van dat werk weg?

De oplossing is om het herhaalbare deel niet meer met de hand te doen. Het personeelssysteem weet immers al wie er begint, wie van rol verandert en wie vertrekt. Door dat systeem leidend te maken, kun je de accounts automatisch laten meebewegen. Joinly, van KoppelHet, doet dat als laag tussen het personeelssysteem en de werkomgeving, Microsoft Entra ID of Google Workspace. Het idee is eenvoudig: wat in het personeelssysteem verandert, wordt automatisch vertaald naar de juiste toegang in de werkomgeving.

In de praktijk levert dat een paar concrete dingen op:

• Een nieuwe medewerker heeft op de eerste werkdag een werkend account met de juiste toegang, zonder dat iemand dat los hoeft aan te vragen of na te lopen.

• Wijzigt iemands rol, dan past de toegang zich automatisch aan, zonder dat je per persoon hoeft uit te zoeken wat er moet veranderen.

• Vertrekt iemand, dan wordt de toegang op het juiste moment ingetrokken, zodat er geen vergeten accounts achterblijven.

• Elke stap wordt vastgelegd, zodat je achteraf kunt laten zien wat er is gebeurd.

De tijdwinst zit hem vooral in het wegvallen van het herhaalwerk en het uitzoekwerk dat daarbij hoort.

Helpt dit ook om aan de regels te voldoen?

Ja, en dat is een prettige bijvangst. De regels in, bijvoorbeeld, het onderwijs verwachten dat je kunt laten zien wie waarom toegang heeft en dat toegang netjes wordt gegeven en weer ingetrokken. Ook als je moet voldoen aan ISO- of NEN-regulering helpt het automatiseren van het toegangsproces in het voldoen aan de richtlijnen.

FAQ

Bespaar ik echt tijd, of verschuift het werk gewoon? Het herhaalbare deel, het aanmaken, wijzigen en intrekken, verdwijnt grotendeels. Wat overblijft is het inrichten van de regels en het bewaken van uitzonderingen, en dat is eenmalig werk in plaats van dagelijks.

Werkt dit ook voor tijdelijke krachten en invallers? Ja, zolang ze in het personeelssysteem staan met een begin en een einde. Juist daar voorkomt automatisering vergeten accounts.