Je personeelssysteem koppelen aan Microsoft 365 of Entra ID: AFAS, Visma of HR2day
Marcel van Beek
4min read
Welke personeelssystemen gebruikt het onderwijs?
In de onderwijssector zie je een beperkt aantal systemen voor de personeels- en salarisadministratie steeds terugkomen:
AFAS (HRM en Payroll), vaak gekozen omdat HR, salaris en financiën in één pakket zitten.
Visma, met Visma.net HRM als opvolger nu de oudere omgeving Youforce wordt uitgefaseerd.
HR2day, een HR-platform dat veel in de sector wordt gebruikt.
Welke je ook hebt, het principe voor toegangsbeheer is hetzelfde: het personeelssysteem weet wie er werkt, maar maakt geen accounts aan in je werkomgeving.
Hoe loopt de koppeling van HR naar Entra ID of Google?
Tussen je personeelssysteem en Microsoft 365 of Google Workspace zit een orchestratielaag die het werk doet:
De mutatie ophalen of ontvangen uit het personeelssysteem, zoals een nieuwe medewerker, een functiewijziging of een vertrek.
De juiste actie bepalen, op basis van vastgelegde regels: account aanmaken, aanpassen of uitschakelen.
Het doelsysteem aansturen, met een account in de juiste omgeving, school en groep.
Groepen vullen, zodat toegang tot applicaties, mappen en netwerk automatisch klopt.
Zo wordt elke wijziging in het personeelssysteem binnen korte tijd zichtbaar in de werkomgeving, zonder handwerk.
Waar moet je op letten?
Personeelssysteem als bron van waarheid. Maak geen accounts handmatig naast het systeem aan; dat ondermijnt de hele opzet en creëert verschillen.
Goede mapping. Bepaal welke velden uit HR bepalen welke toegang iemand krijgt, en houd dat onderhoudbaar.
Rollen per functie en school. Vertaal functies naar vaste toegangsprofielen, zodat toegang verklaarbaar is.
Logging vanaf het begin. Leg elke actie vast, zodat je richting audits en de zelfevaluatie meteen bewijs hebt.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met elk personeelssysteem? De aanpak is systeemonafhankelijk: zolang het systeem mutaties beschikbaar stelt, kan de orchestratielaag ermee werken. AFAS, Visma en HR2day komen in het onderwijs het meest voor.
Moet ik overstappen nu Youforce wordt uitgefaseerd? Veel besturen migreren naar Visma.net HRM of AFAS. Een goede koppeling staat los van die keuze: de bron verandert, het provisioningproces blijft hetzelfde.
Kan ik ook naar een lokale Active Directory provisioneren? Ja. Naast Microsoft 365 en Google kan de werkomgeving ook een hybride opstelling met een lokale Active Directory bevatten.
