Wat is Annata?

Annata A365 is een cloud-based platform voor organisaties in onder andere automotive, trucks & buses en equipment. Het platform combineert ERP-, CRM- en DMS-functionaliteiten in één omgeving en is gebouwd op Microsoft-technologie zoals Dynamics 365, Azure, Power Platform, Copilot en Dataverse. Daardoor speelt Annata vaak een centrale rol in processen zoals sales, service, finance, voorraadbeheer, verhuur, fleetmanagement en operations.

Juist omdat Annata zo’n centrale bedrijfsapplicatie is, is goed toegangsbeheer essentieel. Medewerkers hebben verschillende rechten nodig op basis van functie, afdeling, vestiging, entiteit of operationele verantwoordelijkheid. Bij organisaties met meerdere bedrijven, landen of businessunits wordt dit al snel complex.

Waarom is een Annata (A365) koppeling handig?

Met Joinly koppel je Annata aan je identity- en accessmanagementproces. Rollen, rechten, teams en autorisaties uit Annata worden automatisch ingeladen in Joinly. Zo ontstaat centraal inzicht in wie toegang heeft, welke rechten iemand heeft en waarom die rechten zijn toegekend.

Wanneer een medewerker in dienst komt, doorstroomt of uit dienst gaat, bepaalt Joinly automatisch welke toegang nodig is. Op basis van gegevens uit bijvoorbeeld HR, functie, afdeling, entiteit of locatie worden rechten toegekend, aangepast of ingetrokken. Zo voorkom je handmatig beheer, foutgevoelige processen en oude toegangen die blijven bestaan na een functiewijziging of uitdiensttreding.

Security-voordelen van Joinly voor Annata

Een koppeling tussen Joinly en Annata geeft organisaties grip, controle en zekerheid. In plaats van versnipperd beheer in verschillende systemen ontstaat één centraal overzicht van alle rollen, rechten en gebruikers.

IT, security en applicatiebeheer zien direct:

• welke medewerkers toegang hebben tot Annata;

• welke rollen en rechten zij hebben;

• op basis waarvan rechten zijn toegekend;

• welke rechten automatisch zijn verstrekt;

• welke rechten afwijken van de standaard;

• welke rechten ingetrokken moeten worden bij doorstroom of uitstroom.

Daardoor wordt toegangsbeheer efficiënter én veiliger. Joinly voorkomt dat medewerkers te veel rechten krijgen, rechten behouden die niet meer nodig zijn of toegang houden na vertrek uit de organisatie. Dit verkleint het risico op ongeautoriseerde toegang, datalekken, interne fraude en fouten in kritieke

Meerwaarde voor compliance en audits

Voor audits en compliance is inzicht in rechten en rollen cruciaal. Organisaties moeten aantonen wie toegang heeft tot welke systemen, waarom die toegang is toegekend en of deze toegang nog passend is.

Met Joinly wordt dit proces eenvoudiger. Omdat rollen en rechten uit Annata automatisch zichtbaar zijn in Joinly, ontstaat een actueel en controleerbaar overzicht. Auditors zijn niet langer afhankelijk van losse exports, handmatige controles of verspreide Excel-bestanden. De organisatie toont direct aan dat toegangsrechten centraal worden beheerd, logisch zijn opgebouwd en gekoppeld zijn aan functies, processen of goedkeuringen.

Dit helpt bij interne audits, externe audits en normenkaders rondom informatiebeveiliging en compliance. Denk aan ISO 27001, financiële audits, IT general controls, functiescheidingscontroles en periodieke access reviews.

SoD: functiescheiding beter beheersen

In bedrijfsapplicaties zoals Annata is Segregation of Duties, oftewel functiescheiding, een belangrijk aandachtspunt. Sommige combinaties van rechten zijn ongewenst of risicovol. Denk aan een gebruiker die zowel leveranciers aanmaakt als betalingen goedkeurt, of iemand die verkoopcondities wijzigt én orders verwerkt.

Met Joinly worden dit soort risicovolle combinaties inzichtelijk. Omdat rollen en rechten centraal worden ingeladen, signaleert Joinly wanneer een medewerker rechten krijgt die niet passen bij de functie of wanneer conflicterende autorisaties ontstaan.

Dit levert directe meerwaarde op: minder risico op fraude of misbruik, betere controle op kritieke bedrijfsprocessen, snellere voorbereiding op audits en minder afhankelijkheid van handmatige controles.

PIM en PAM: grip op verhoogde rechten

Niet alle rechten horen permanent beschikbaar te zijn. Voor beheerders, key users of externe consultants is het veiliger om verhoogde rechten tijdelijk toe te kennen. Denk aan rechten voor configuratie, beheer, data-aanpassingen, migraties of supportwerkzaamheden.

Joinly structureert privileged access volgens principes zoals PIM en PAM. Verhoogde rechten worden tijdelijk, gecontroleerd en op basis van goedkeuring toegekend. Na afloop trekt Joinly deze rechten automatisch weer in.

Zo behouden beheerders of consultants niet langer dan nodig verhoogde rechten. Tegelijk ontstaat inzicht in wie wanneer verhoogde toegang heeft gekregen en waarom. Dat versterkt security, auditbaarheid en governance.bedrijfsprocessen.

Samenvatting Joinly Annata A365 koppeling

Met Joinly haal je alle Annata-rollen en -rechten centraal op en maak je inzichtelijk wie waar toegang toe heeft. Daardoor wordt toegangsbeheer rondom Annata geautomatiseerd, controleerbaar en auditproof. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch de juiste rechten, wijzigingen worden direct verwerkt en bij uitstroom wordt toegang veilig ingetrokken.

Zo verkleint Joinly securityrisico’s, verbetert compliance, versnelt audits en bewaakt functiescheiding. Zeker voor organisaties met meerdere entiteiten, vestigingen of complexe rollenstructuren biedt Joinly de grip die nodig is om Annata veilig en schaalbaar te beheren.